| Планирование уроков на учебный год | Автоматизация редактирования

Урок 25
Автоматизация редактирования

Изучив эту тему, вы узнаете:

Чем отличаются операции редактирования и форматирования документа;
- какие инструменты автоматизированной обработки текстовых документ предлагает среда Word;
- возможности среды Word по автоматизации операций редактирования документа.

Редактирование и форматирование документа

Все действия, которые выполняет пользователь над документом, можно разделить на две большие группы: редактирование и форматирование.

Редактирование - это изменение содержания документа.

К операциям редактирования относятся следующие действия:

♦ набор текста;
♦ исправление опечаток;
♦ копирование, перестановка, удаление частей текста;
♦ вставка рисунков, таблиц и других информационных объектов.

Форматирование - это изменение внешнего вида документа и его отдельных частей с целью повышения их удобочитаемости.

К операциям форматирования относятся различные способы выделения текста, а именно:

♦ изменение свойств символов;
♦ изменение свойств абзацев;
♦ оформление заголовков и подзаголовков;
♦ преобразование текста в список;
♦ преобразование текста в табличный вид;
♦ вставка колонтитулов, номеров страниц и пр.

При работе над текстовым документом пользователю приходится выполнять вручную очень много работы. Пожалуй, самой длительной ручной работой при редактировании документа является набор текста. Автору не всегда с первого раза нравится содержание текста. Текст обязательно приходится многократно перечитывать, как для того, чтобы исправить слова, предложения, так и для того, чтобы выявить непременно вкравшиеся опечатки. Таким образом, качество содержания документа целиком зависит от его создателя - пользователя текстового редактора.

При форматировании документа пользователь сначала решает, какие части текста и как он будет выделять, а затем вновь перечитывает текст, но уже для того, чтобы его оформить. Очень часто случается так, что выполненное форматирование пользователю не нравится. Например, неудачно выбраны значения параметров символа или абзаца, маркер списка не подходит по смыслу к тексту и пр. Тогда процесс форматирования приходится полностью или частично выполнять заново. Очень многие пользователи выполняют форматирование вручную, используя основной прием форматирования «выдели объект и установи для него новые значения параметров». Это занимает много времени, особенно если документ большой и в нем присутствует много элементов форматирования. И здесь большую роль играет человеческий фактор.

Однако среда Word является мощной автоматизированной системой, в которой предусмотрены инструменты автоматизации обработки документа, которые позволяют сэкономить время работы и улучшить качество подготовки документа. В частности, для многих действий по форматированию, которые можно выполнить вручную, есть соответствующие инструменты автоматизации.

Некоторые возможности автоматизации достаточно включить в среде, и тогда они будут работать автоматически без участия пользователя.

Другие инструменты применяются пользователем только тогда, когда он сочтет необходимым.

В соответствии с двумя видами работ над документами инструменты автоматизации можно разделить на инструменты автоматизации редактирования и инструменты автоматизации форматирования (рис. 3.1).

Рис. 3.1. Инструменты автоматизации обработки текста

Проверка орфографии

Одним из важных качеств текста является отсутствие грамматических ошибок. Грамматические ошибки в тексте могут возникнуть, во-первых, по незнанию человека, во-вторых, в результате опечатки при наборе текста. Для устранения грамматических ошибок в среду Word встроена автоматизированная система проверки правописания. Основу этой системы составляет база данных - вариантов написания русских и английских слов, и база знаний - правил грамматики. Эта система сверяет каждое написанное слово с базой данных, а также анализирует правильность написания словосочетаний и предложений (согласованность падежей, расстановку запятых и т. д.). При обнаружении ошибок система выдает подсказку и в некоторых случаях - варианты исправления ошибок. Эта система является примером системы искусственного интеллекта.

По умолчанию Microsoft Word проверяет орфографию и грамматику автоматически при вводе текста, выделяя возможные орфографические ошибки красной волнистой линией, а возможные грамматические ошибки - зеленой волнистой линией. Система проверки орфографии по умолчанию включена всегда.

Исправлять ошибки можно по мере ввода текста, а можно провести проверку сразу во всем тексте по окончании ввода.

Для исправления ошибки по мере ввода щелкните правой кнопкой мыши на тексте, подчеркнутом волнистой зеленой или красной линией, а затем выберите предложенный вариант или соответствующую команду в контекстном меню.

При исправлении орфографической ошибки в контекстном меню часто предлагаются слова, близкие по написанию (рис. 3.2).

Но лучше осуществить проверку правописания сразу во всем тексте по окончании ввода. Это существенно сэкономит время.

Рис. 3.2. Варианты исправления ошибки

Следует заметить, что не всегда слово, подчеркнутое красной линией, написано неправильно. Вполне возможно, что это какой-нибудь специальный термин, которого нет в словаре. Очень часто подчеркиваются имена собственные, а также составные слова (например, «автотекст», «автозамена» и пр.), которые также отсутствуют в базе данных приложения.

Если слово написано правильно, но подчеркнуто красной линией, можно добавить его в пользовательский словарь, и больше оно не будет выделяться подчеркиванием. 

Если в результате опечатки получается слово, имеющееся в словаре, то программа проверки орфографии его не пометит, например, если вместо слова «кот» написано слово «кто» или вместо слова «парта» написано слово «пара». Чтобы устранить такие ситуации, следует внимательно перечитать текст самому или, что еще лучше, попросить об этом другого человека.

Контрольные вопросы и задания

1. Опишите, как обеспечить, чтобы в документе во всех местах после закрывающейся скобки стоял пробел.

2. Перечислите наиболее характерные ошибки при вводе текста. Как наиболее эффективно их исправлять?

3. Можно ли в задании 3.3 выполнить два условия поиска и замены в другой последовательности?

4. В документе в каждом абзаце вместо отступа первой строки введено по пять символов пробела. Опишите, как удалить эти символы.

1. Правка-вычитка

Она является самостоятельным видом редакторской работы. Ее следует отличать от корректорской вычитки, которой заканчивается подготовка оригинала к сдаче в набор.

Задача корректора - исправить допущенные ошибки, унифицировать обозначения и сокращения, привести в единую систему все ссылки и сноски и т.д.

Правка-вычитка применяется при подготовке к выпуску переизданий, а также документальных материалов разного характера. Этому виду правки подвергаются: официальные материалы, произведения писателей-классиков, издания исторических документов.

2. Правка-сокращение

Применяется, когда по тем или иным причинам необходимо уменьшить объем текста, однако без ущерба для его содержания.

Сокращению подвергаются такие тексты, в которых есть длинноты, ненужные повторы, однотипные факты, мелкие подробности.

Иногда редактору бывает необходимо изложить материал на строго установленном числе листов, строк или знаков (например, в энциклопедиях, справочниках, периодических изданиях). Редактор должен оставить только самое основное, сократив все второстепенное.

В сокращенном виде могут издаваться произведения классиков литературы, изучаемые в средней школе, а также хрестоматии.

Производить правку-сокращение может и сам автор.

• 3. Правка-обработка
• - такое исправление рукописи, которое позволяет считать ее издательским оригиналом, уже готовым к печати.

При правке-обработке используется весь комплекс операций: уточняются фактические данные, исправляются композиционные недочеты, устраняются логические неувязки и совершенствуется языковая сторона произведения (устраняются все лексические и стилистические недочеты). Все серьезные изменения, вносимые в текст редактором, необходимо согласовать с автором. В ином случае, литсотрудник обрабатывает материал самостоятельно, стараясь сохранить авторский слог (стиль), исправляя только то, что противоречит нормам языка и искажает мысль.

4. Правка-переделка

Применяется при подготовке к печати рукописей тех авторов, которые слабо владеют литературным языком. Правка-переделка широко используется в редакциях газет, особенно в отделах писем, так как материалы, присылаемые читателями, по разным причинам бывает трудно отправить в печать в том виде, в каком они поступили.

Разновидностью правки-переделки является так называемая "литературная запись". Это запись рассказа бывалого человека о своей жизни, работе, успехах. На основе этих рассказов литератор-редактор в содружестве с автором-рассказчиком создает литературное произведение. Или литературные работники сами подбирают литературный материал и пишут необходимый текст, который согласуется с этим лицом. Если под таким материалом подписывается не работник газеты, а лицо, завизировавшее текст, то это называется "заавторством" ["ghost-writing"].

"Заавторство" выражается не только в том, что на основании письменных материалов или устного рассказа статью пишет журналист, а подписывает ее другое лицо, но и в том, что он включает в нее свой взгляд на вещи, выдает свое мнение за авторское, т.е. за мнение того, кто подписал статью.

Редакционно-техническая обработка всех текстов издательского оригинала при подготовке его к производству, в процессе которой устраняют орфографические и пунктуационные ошибки, устанавливают единообразное написание сокращений, названий и других элементов текста, проверяют систему выделений, ссылок, правильность нумерации, обращают внимание редактора на незамеченные им смысловые, фактические, стилистические ошибки. Вычитку обычно осуществляет корректор-вычитчик или литературный редактор.

Корректура

• - совокупность корректурных исправлений и сам процесс исправления ошибок и устранения технических недочетов в корректурном оттиске набора и печатной форме, включающий чтение корректурных оттисков и корректурную правку. Основные задачи корректора:
  • 1) устранение ошибок наборщика, искажающих оригинал (пропуски, перестановки букв, слогов, знаков препинания и т.д.);
  • 2) устранение ошибок, незамеченных в оригинале.

Ежедневно мы прочитываем различные тексты - статьи в газетах и журналах, небольшие заметки, учебники, пособия, книги, документы. Все это после написания не сразу публикуется или поступает в печать. Создание, редактирование - этапы появления готового текста. Что подразумевается под последним термином? Какие виды редактирования существуют и в чем заключается их сущность?

Понятие редактирования

«Редактирование» пришло из латинского языка. В нем существует такое слово, как redactus. Его значение - «приведенный в порядок». В русском языке «редактирование» относится к многоаспектным понятиям. У него несколько значений:

1. Редактированием в первую очередь называют корректировку написанного текста, устранение орфографических, пунктуационных, стилистических ошибок. Также под этим словом понимают изменение оформления документа (смена шрифта, отступов и прочих технических параметров текста, разделение на колонки).
2. Существует еще одно определение. Редактирование - это род профессиональной деятельности. В средствах массовой информации работают редакторы, которые занимаются подготовкой к выходу в свет печатных изданий.

Виды редактирования и их определения

Редактирование можно подразделить на 2 вида. Это общее, называемое также универсальным, и специальное. Под первым видом редактирования понимается целостная система работы редактора над текстом. В ходе корректировки совершенствуется написанное, устраняются орфографические и повторы слов.

Специальным редактированием называется работа над текстом с какой-либо специальной стороны, для оценки и анализа которой недостаточно общих познаний. Эту работу могут выполнять редакторы, являющиеся глубокими специалистами в определенной области знаний, к которой относится корректируемый текст или документ. Специальное редактирование имеет классификацию. Его подразделяют на:

• литературное;
• научное;
• художественно-техническое.

Литературное редактирование

Литературное редактирование - это процесс, при котором анализируется, оценивается и совершенствуется литературная форма проверяемого текста или произведения. Редактор проводит следующую работу:

• исправляет лексические ошибки;
• доводит стиль текста до совершенства;
• устраняет логические ошибки, совершенствует форму текста (разбивает на абзацы, главы или объединяет фрагменты);
• сокращает текст с сохранением смыслового содержания;
• проверяет фактический материал (даты, имена, цитаты, статистические значения).

Научное редактирование

Огромное количество книг, статей написано на определенные научные темы (например, на медицинские). Зачастую авторами оказываются не специалисты. Солидные издательства пользуются услугами научных редакторов. Эти люди проверяют текст с научной стороны, устраняют какие-либо неточности, удаляют неактуальную и ложную информацию.

Стоит отметить, что имена научных редакторов в книгах, журналах указываются на титульном листе в соответствии с требованиями издательских стандартов. Отметка о том, что в проекте был задействован научный редактор, служит гарантией высокого качества текста, правдивости изложенной информации.

Художественное и техническое редактирование

Художественное редактирование в солидных издательствах выполняют художественные редакторы. Они занимаются оформлением обложки и всего журнала, газеты или книги, подбором изображений и цветовых решений. Таким образом, художественное редактирование - это процесс, при котором разрабатывается оформление издания, создаются, анализируются и оцениваются эскизы, макеты, иллюстрации с художественной и полиграфической точек зрения.

Также существует такое понятие, как техническое редактирование. В ходе него корректируются технические параметры набора текста и его верстки, изменяются при необходимости шрифты, их размеры, отступы, межстрочные интервалы, добавляются нумерованные и для легкости восприятия информации.

Современные возможности редактирования

Практически все современные люди уже не представляют свою жизнь без компьютеров. Эта техника есть и в жилье, и в учебных заведениях, и в различных организациях, компаниях. С помощью компьютеров создаются разнообразные тексты: статьи, рефераты, дипломные и документы. Разработано огромное количество программ, открывших широкие возможности для редактирования.

Одна из известных компьютерных программ - это Microsoft Word. С помощью нее можно не только набрать текст, но и осуществить редактирование файлов, оформить их должным образом:

• убрать орфографические и (в тексте они по умолчанию подчеркиваются красными и зелеными волнистыми линиями);
• изменить размер полей, выбрать подходящие параметры страницы книжную или альбомную ориентацию);
• добавить различные подчеркивания, выделить текст в нужных местах различными цветами, быстро вставить маркеры и нумерацию;
• разделить текст на колонки, вставить таблицы, диаграммы, графики, изображения, добавить сноски, гиперссылки.

Довольно часто в процессе работы пользователи сталкиваются с необходимостью редактировать Этот формат является распространенным, популярным. Для редактирования таких файлов созданы специальные программы. Они позволяют пользователям удалять ненужные страницы, выделять важные моменты ярким цветом, перемещать текстовые и графические блоки. Редактирование "пдф" с помощью программ осуществляется очень легко, ведь их интерфейс интуитивно понятен. Все необходимые инструменты отображаются в программах на панелях.

В заключение стоит отметить, что редактирование - это важный процесс подготовки текстов. Он может осуществляться с помощью различных компьютерных программ. Они предоставляют пользователям широкие возможности. С помощью них обычный текст без оформления можно превратить в деловой отчет, оформленный должным образом, или в яркую рекламу, привлекающее резюме.

Из потребностей практики еще на рукописной стадии изготовления какого-либо документа возникла корректура (от лат.correctico –исправление, улучшение, поправка) – простейшая форма редактирования.

С течением времени сформировалось и само понятие редактирования, которое включает в себя анализ текста, проверку и уточнение представленных в нем сведений, оценку и улучшение стиля изложения.

Сам термин «текст» (от лат. Textus) означает связь, буквально – «ткань ». Поэтому, говоря о тексте рукописи, мы имеем в виду его «языковую ткань», которую легко повредить неосторожным прикосновением. Чтобы понять текст, недостаточно понять значение изолированной фразы: каждая словесная конструкция включает в себя (должна, во всяком случае) значение предыдущей, т.е. главное в смысловом отношении слово предложения, заключающее в себе новое значение о предмете мысли, в следующем предложении повторяется. Таким образом, синтаксическая структура рассуждения отражает движение, развитие, сцепление мыслей.

Типичные ошибки, встречающиеся в текстах научной и учебной литературы.

Очень часто перегруженность текста происходит от употребления оборотов речи, содержащих однозначные и потому лишние слова, например: в ноябре месяце, свободная вакансия, непосредственный очевидец, специфические особенности или часто употребляемое –«семинарские занятия» ( хотя понятие «семинар» и означает групповые практические занятия под руководством преподавателя).

Необходимо быть внимательным также и при выборе предлогов.

Например, предлоги «для» и «по»- не синонимичны. Предлог «по» не имеет целевого значения и в предложении « что делается для предупреждения преступления» употребление предлога «по» было бы неуместным.

Но и среди синонимичных предлогов ввиду, в связи, в силу, по причине, из-за, выражающих причинные отношения, всегда можно выбрать тот, который в данном случае предпочтительнее, учитывая смысловые оттенки, например лучше сказать «ввиду предстоящей конференции», чем «вследствие» и наоборот, лучше –«вследствие болезни», чем «ввиду».

Заметим, что написание предлога «ввиду» отличается от написания «иметь в виду» , а слова «согласно», «вопреки», «благодаря» требуют дательного, а не родительного падежа, поэтому – согласно приказу , но не приказа .

При выборе предлога в сочетании «в целях-с целью» необходимо учитывать, что сочетание «с целью» употребляется только с глаголами (с целью осуществить ), а «в целях» –с отглагольным существительным (в целях осуществления).Чтобы избежать повторения их в тексте можно использовать предлог «для» (для осуществления…).

Довольно часто неправильно употребляются однокоренные слова, близкие по значению, но различные по образованию: с разными приставками, суффиксами и т.д.

Так глагол «наложить» в значении «подвергнуть чему-нибудь», «обязать», «назначить, предписать что-нибудь» употребляются в ограниченном круге устойчивых сочетаний, например: «наложить штраф», «наложить взыскание» . Несовершенный вид этого глагола «налагать», а не «накладывать». Поэтому неправильным будет выражение «накладывать штраф» вместо «налагать штраф (взыскание )».

Необходимо быть внимательным при написании следующих выражений:

Правильно		Неправильно
Возбудить уголовное дело	но не	Завести уголовное дело
Отложить разбирательство дела	но не	Отложить дело
Изменение квалификации преступления	но не	Завышение квалификации преступления
Усилить или смягчить наказание	но не	Сократить, удлинить наказание
Записать собственноручно показания	но не	Дать собственноручные показания
Уголовные дела соединяют и выделяют	но не	Объединяют и разделяют
Меры наказания: основные и дополнительные (может быть условное осуждение)	но не	Условные и безусловные
Наказание назначают	но не	Определяют
На имущество налагают арест	но не	Арестовывают
Приговор остается без изменений	но не	В силе
Смертная казнь –исключительная мера наказания	но не	Высшая
Суд рассматривает и исследует доказательства	но не	Изучает
В суде ходатайства заявляют	но не	Возбуждают
В кассационной инстанции дают объяснения	но не	Показания
Иск представляют	но не	Выносят
Похищают конкретное имущество (хищение направлено только против собственности)	но не	Собственность
Осудить на 3 года или приговорить к полутора годам	но не	Дать три года
Приговорить к лишению свободы	но не	Осудить к лишению свободы

На практике также часто возникают вопросы, связанные с нормативным правописанием (орфографией, пунктуацией), например.

3.4.1. Работа редактора с текстом

Редактирование - это составная часть издательского процесса, творческая работа редактора совместно с автором над рукописью произведения в целях улучшения его содержания и формы, подготовки к полиграфическому воспроизведению и выпуску в свет.

Редактирование - процесс творческий и во многом зависит от типа издания. Каждая новая рукопись требует от редактора новых подходов, новых решений, новых идей.

Изменение экономической среды и внедрение новых редакционно-издательских технологий, основанных на использовании электронно-вычислительной техники, внесли заметные коррективы в работу редактора, но сущность, цели и задачи редактирования не изменились.

Работая над текстом рукописи, анализируя его, редактор оценивает обоснованность авторской мысли, достоверность приводимых в рукописи фактов, точность определений и формулировок, аргументированность выводов, последовательность изложения материала, его структурную организацию и иные особенности текста.

Значительную часть в процессе редактирования занимает редакционная правка авторского оригинала. По степени и характеру вносимых в текст изменений различают несколько видов редакционной правки:

· вычитка - исправление технических погрешностей при подготовке переизданий без переработки, а также официальных и документальных материалов;

· сокращение - исправления с целью ограничить текст определенным объемом;

· обработка - исправления идейно-смысловые, фактические, композиционные, логические, стилистические, но без коренного преобразования текста;

Как правило, работая над текстом, редактор использует все перечисленные виды правки в различных сочетаниях.

Методика редакционной правки предполагает наличие ряда правил, целесообразность которых подтверждается опытом. К числу таких правил относятся следующие:

· не начинать править, не познакомившись с текстом в целом, не выявив его общие особенности, достоинства и недостатки, не определив главные редакционные задачи;

· править только после того, как установлена и точно определена причина неудовлетворенности текстом и продуман путь ее устранения;

· не выходить за рамки допустимого редакторского вмешательства в текст, т. е. соразмерять правку с авторским замыслом;

· ограничиваться по возможности минимумом поправок, не отдаляясь от авторского текста и используя для правки авторскими речевыми средствами;

· критически относиться к каждой вносимой правке, сопоставляя ее с первоначальным текстом, сохраняя авторский смысл исправляемой фразы, фрагмента;

Редакционную правку целесообразно начинать с композиционных изменений, а сокращения должны предшествовать правке текста.

Что касается техники редакторской правки, то она проста:

· править непосредственно в тексте, зачеркивая слова и буквы тонкой чертой и вписывая новые слова и буквы над ними между строк;

· вписывать текст разборчиво;

· большие вставки вписывать на полях или на отдельной странице, подклеиваемой к основной;

· вычеркивая текст, соединять стрелкой последнее слово перед вычерком и первое после него;

· в правке использовать знаки, применяемые при вычитке.

Часто рукописи редактируются вне издательства. Характер готовящихся изданий может потребовать привлечения специалистов, которыми издательство не располагает. К тому же нередко в подготовке издания участвуют несколько редакторов, особенно когда речь идет о сложных и ответственных проектах. Может оказаться необходимым научное, специальное, титульное или литературное редактирование. В каждом конкретном случае вопрос привлечения для редактирования авторского оригинала внештатных специалистов решается индивидуально.